Информационные технологии для юристов

Описать приёмы, с помощью которых можно повысить вероятность, что Вы сможете регулярно находить от 5 до 15 минут в неделю на деятельность по улучшению работы.

Аналогия: Основная работа (предоставление услуг клиентам) подобна распилу брёвен. Улучшение работы подобно заточке пилы, замене ручной пилы на бензиновую и т. п.

Описанный здесь метод основан на 4 аксиомах:

1. Стремиться нужно к тому, чтобы стало лучше, чем сейчас, но хуже, чем идеально.
2. Если пытаться много раз, больше шансов, что получится.
3. Маленькие куски времени выделать проще, чем большие.
4. При правильном подходе и от пяти минут работы будет польза.

В одном подразделении одного большого банка было некое ПО (программное обуспечение), без которого этот банк работать не мог. Это ПО надо было регулярно обновлять. Подразделение приносило более 70% прибыли банка.

Для обновления нужно было делать некоторые операции, которые могли делать только два человека, из которых один был перегружен, а другой в отпуске. Этих двух людей дальше назовем небожителями.

На собраниях иногда пытались поднять вопрос: Нельзя ли обучить других сотрудников делать те заветные операции?

На это ответ небожители всегда говорили, что начинать такое распространение знаний надо было три года тому назад, а сейчас имеем, что имеем, поэтому прямо сейчас делать будем как всегда делали.

Этот деятель построил ложную дихотомию:

1. Можно делать либо идеально,
2. либо как сейчас.

На самом деле стремиться нужно к том, чтобы стало лучше, чем сейчас, но не идеально.

Если кто раньше вообще не занимался улучшением работы, а теперь стал заниматься этим по минуте в неделю, это улучшение.

Макс попытался заняться улучшением работы. У него не получилось выделать на это время и он перестал пытаться.

Мориц тоже попытался сделать то же самое, и у него тоже не неполучилосМакс попытался заняться улучшением работы. У него не получилось выделать на это время и он перестал пытаться.

Мориц тоже попытался сделать то же самое, и у него тоже не неполучилось. Он пробовал еще 10 раз и на 11-й у него получилось.

Найти 5 свободных минут проще, чем пять часов. Если вы можете регулярно выделять по пять минут, значит можете заниматься улучшениями.

На это обычно возражают, что ничего значимого невозможно сделать за пять минут.

Сколько полезной работы можно сделать за 5 минут зависит от скорости, с которой вы восстанавливаете контекст (выясняете, на чём вы остановились в прошлый раз):

1. Если на восстановление контекста уходит 4 минут, то поработать можно одну.
2. Если на восстановление контекста уходит одна минута, то поработать можно четыре.

Чем быстрее вы восстанавливаете контекст, тем меньшие отрезки времени можете использовать с пользой.

Поэтому структура рабочего сеанса на 5-15 минут должна строиться вокруг восстановления контекста.

Если в вашем распоряжении 5 минут, то

1. первую минуту вы восстанавливаете контекст,
2. три минуты делаете полезную работу и
3. последнюю минуту используете для того, чтобы следующий раз могли быстро восстановить контекст.

Это сделать легче, если вести работу письменно и так, чтобы в документе были следующие элементы:

1. Обзор
2. Память
3. Протокол
4. Маркер текущего маленького дела в протоколе

Пример такого документа есть здесь. В разделе Обзор есть ссылка На чем я остановился в прошлый раз. Если по ней пройти, вы попадете в то место в протоколе, на котором остановились в прошлый раз. Эта ссылка позволяет восстановить контекст за несколько секунд.

По мере выполнения тех или иных дел, вы двигаете маркер следующего шага и таким образом экономите себе время на восстановление контекста в следующем сеансе.

В презентации на слайдах 22–28 показано, как создать такой документ в пакете LibreOffice.

Найти время на улучшение работы можно, если

1. пытаться каждый день находить по 5-15 минут,
2. повторять, пока не станет получаться и
3. создать себе такое пространство для работы, которое позволяет быстро восстанавливать контекст (документ подобный показанному выше, папка с кольцами, картотека или еще что-то).

Использовать найденное таким образом время можно на непрерывное улучшение работы по разводным и банкротным делам.